Понад 70% компаній стикаються з проблемами в роботі через втрату або пошкодження важливих документів під час переїзду офісу ― за посиланням на сайт Ви знайдете більше статистичних даних.
При цьому, якщо пропажа трапиться, Вас чекатимуть зриви угод, втрата клієнтів, фінансові витрати й навіть юридичні проблеми. Тому вкрай важливо приділити особливу увагу документообігу при плануванні та реалізації офісного переїзду.
Які документи необхідно взяти з собою при переїзді в новий офіс?
Ось перелік найбільш важливих для бізнесу категорій документів, які обов’язково потрібно перевозити з собою під час переїзду:
- Установчі документи компанії (статути, свідоцтва про реєстрацію, ліцензії, патенти тощо). Без них функціонування фірми просто неможливе. Тримайте їх під рукою в окремій теці та зробіть кілька копій.
- Договори та контракти з клієнтами, постачальниками, партнерами. Втрата таких документів може призвести до зриву угод і фінансових втрат. Розсортуйте їх за важливістю та датами, щоб нічого не пропустити.
- Бухгалтерська та фінансова звітність (баланси, податкові декларації, банківські виписки). Втрата цих документів може спричинити проблеми з податковими органами. Зберігайте як паперові, так і електронні копії.
- Кадрова документація (трудові договори, особисті справи співробітників, накази). Вони потрібні для дотримання трудового законодавства. Перевірте, чи всі документи в порядку перед переїздом.
- Документи з основної діяльності компанії (технічні завдання, проєктна документація, регламенти). Без них буде складно продовжувати поточні проєкти. Згрупуйте їх за напрямками діяльності.
Як зберегти важливу документацію під час переїзду офісу?
- Проведіть повну інвентаризацію документів перед переїздом. Складіть списки за відділами, за рівнем важливості. Це допоможе нічого не забути та розставити пріоритети при транспортуванні.
- Використовуйте якісну упаковку. Коробки повинні бути міцними, не надто великими. Для особливо цінних паперів варто взяти вогнетривкі бокси. Теки треба пакувати вертикально, щоб вони не м’ялися. Підпишіть кожну коробку — що всередині й в який відділ. У такому випадку у вартість вже включені пакувальні матеріали та послуги професійних пакувальників. До речі, якщо Ви замовляєте вантажне перевезення «під ключ» з пакуванням може допомогти транспортна компанія — https://www.davay-pereedem.com/ua/vantazhni-perevezennia-kyiv/.
- Найважливіші документи доручіть перевозити надійним співробітникам особисто в руках. Так буде спокійніше. Або замовте для них бокси, що запечатуються, та охорону під час транспортування.
- Оцифруйте документи. Переведіть в електронний вигляд все, що можна. Контракти, статутні документи тощо. Це позбавить від ризику втрати. Заодно звільниться місце в офісі.
- Зробіть бекапи. Бази даних, архіви документів варто продублювати на декількох носіях перед переїздом. Флешки, зовнішні диски — одну копію тримайте у себе, іншу — у надійних колег на випадок форс-мажору.
- Створіть чіткий план прийому документів на новому місці. Заздалегідь вирішіть, куди складувати коробки, хто буде перевіряти комплектність, в якому порядку розпаковувати й розкладати. Тоді переїзд пройде швидко і без втрат.
- Перевірте наявність і стан документів відразу після переїзду. Не відкладайте надовго — якщо щось загубилося, буде простіше знайти по гарячих слідах.
