Все в житті має наслідки. І це також включає те, як Ви підходите до своєї роботи. Ви часто помічаєте, що зайняті весь день і у вас нескінченний список справ? Вам постійно не вистачає часу?
Якщо відповідь – так, можливо ви не використовуєте свій час на повну. Швидше за все, у вас багато того, що вас відволікає, але виглядає, як «завдання». І саме ці завдання забирають час і енергію.
Наприклад, чи ви вірите, що ви мега продуктивні, коли перевіряєте свій мейл або сидите на зустрічах? Ви можете так думати, але в результаті – скільки ви виконали?
На щастя, як скоро самі побачите, можливо позбутися (або, принаймні, скоротити) всі неважливі речі, щоб виділити місце для завдань, які дійсно мають вплив і приносять приголомшливі результати. Але перед тим, як ми дійдемо до цього, давайте швиденько подивимося, що трапляється, коли ви виділяєте занадто багато часу на завдання з незначним впливом.
Прокрастинація, закон Паркінсона і т. д.
Прокрастинація
Оксфордський словник англійської мови дає таке визначення слова «прокрастинація»: «Процес, коли ви затягуєте чи відкладаєте що-небудь». Очевидно, успішні люди не асоціюються з цією рисою.
Щоб бути справедливими, час від часу ми всі стаємо прокрастинаційними. Але насправді це стає проблемою тільки тоді, коли прокрастинація починає бути нашим єдиним методом роботи. Я впевнений, що у вас були такі колеги. Яким б не було завдання або проект, над яким вони повинні були б працювати – вони постійно знаходять причини або виправдання, чому вони не можуть почати.
Ви можете не належати до такого типу людей, але…
Я можу посперечатися, що ви не відчуваєте, що прокрастинуєте, коли працюєте над завданнями з незначним впливом, наприклад, перевіряєте мейл. Я знаю це, тому що я теж таким був! Я чітко пам’ятаю, що я відчував себе продуктивним, коли я працював над такими завданнями – навіть незважаючи на те, що це ніколи не приводило мене до чогось вартісного.
На усвідомлення цього у мене пішли роки, але зосередження часу і енергії на незначні, не важливі завдання – це форма прокрастинації. Це із-за того, що якщо ми чесні самі з собою – простіше працювати над підтриманням працездатності, ніж братися за більш важливі завдання.
Закон Паркінсона
Згідно із законом Паркінсона, ваша робота займає кількість часу яке ви для неї визначили. У моїй попередній роботі я виявив, що цей закон краще всього працює з незначними завданнями.
Чому так?
Ваша лімбічна система (нерви і зв’язки у вашому мозку, які контролюють енергію і емоції) так бореться з тим, щоб не працювати з більш складними, найважливішими завданнями, що незначні завдання, які підтримують вашу роботу служать майже як кокаїн або цукерка. Іншими словами, ви відчуваєте себе продуктивними, коли ви з ними працюєте. Це зрозуміло, тому що ви, швидше за все, зайняті. Але, як я вже говорив раніше – бути постійно зайнятим незначними завданнями означає, що ви не зможете досягти нічого важливого.
Тут немає порядку
Ранок понеділка, ви втомлені, і ви тільки прийшли у офіс. Ві п’єте міцну каву, йдете до вашого столу, включаєте комп’ютер і починаєте працювати. Але, ви відразу потрапляєте в відому пастку продуктивності, яка не дає людям досягти цілей – а саме, ви не виділяєте час на розставляння пріоритетів або планування. ІЗ-за цього, швидше за все, попрацюєте над цілим списком неважливих завдань, перед тім як дійдете до дійсно важливих справ.
Наприклад, скільки разів ви з самого ранку просто наводили порядок на мейлі (і слухали плітки від колег)? Швидше за все, відповідь буде – багато! Це може здаватися розминкою перед початком цієї роботи, але в більшості випадків, ви виявите, що ви витратили часу або більше, нічого не зробивши. Ви навіть можете виявити, що поки ви були залучені в усі ці мейл і плітки, вас покликали на зустріч. І до того, як зустріч закінчиться – ви, напевно, вже пропустили дедлайн виконання проекту.
Культура компанії і лякаючі зустрічі
Не знаю, як ви, але мої попередні місця роботи допомогли мені усвідомити наступне: люди люблять організовувати зустрічі, щоб обговорити чи показати щось, щоб знайте рішення і т. д.
Але в більшості випадків, ці зустрічі не завжди краще використання Вашого часу або часу інших людей.
Хоча деякі важливі зустрічі, середньостатистичний працівник витрачає на них неймовірну кількість часу: 37 відсотків середньостатистичного робочого часу проводитися на зустрічах. (Шокуюча статистика!).
Більше цього, опитування 150 топ-менеджерів показало, що вони вважають 28 відсотків зустрічей марною тратою часу. (Я б посперечався, що для більшості співробітників, ця цифра 50%, тому що топ-менеджерів не запрошують на безпредметні зустрічі!).
Непродуктивні зустрічі – це протилежність важливих завдань, наприклад, роботи над проектом. Ці зустрічі віднімають масу часу, але практично не мають позитивного впливу на продуктивність.
Наслідки
Все в житті має наслідки. І це також включає те, як Ви підходите до своєї роботи.
Якщо ви проводите багато часу, працюючи над непотрібними завданнями не побачите великих результатів. Фактично, продуктивність в кращому випадку буде інертною. Звичайно, причина цього очевидна: ви не показуєте себе з найкращої сторони, тому що весь час зайняті завершенням нескінченної низки незначних завдань. І ось що в цьому сумного. Ви можете виявити, що відстаєте від інших (однолітків, колег), тому що продуктивність стає все нижче норми.
Так що ж можна зробити, щоб впоратися з цією проблемою?
Як я це бачу
Будучи раніше залежним від незначних завдань, я тепер впевнений, що можу допомогти витягти вас з цієї ями.
Насамперед, якою б не була робота, в ній будуть незначні завдання, від яких можна позбутися.
Це правда. Кожне завдання для підтримки роботи можна зменшити, або передати комусь іншому, або навіть – в деяких випадках – повністю прибрати. Після того, як ви краще зрозумієте скільки часу і уваги проводите над цими завданнями, ви відкриєте можливості працювати над тім, що я люблю називати…справжньою роботою!
З мого досвіду, кілька незначних завдань, які можна зменшити, або видалити:
- Повторювані, незначні зустрічі.
- Незначні дзвінки, і головні вороги продуктивності – соціальні мережі і сайти новин, також як і інші розкрадачі часу .
- Завдання та проекти, які вимагають мало часу, унікальних талантів або навичок.
- Завдання і проекти, у яких внесок незначний, але які забирають багато часу.
Візьміть мейл, наприклад.
У книзі Кріса Бейлі «Проект продуктивності», він провів неформальне опитування, в якому попросив кілька друзів стежити за тим, як часто вони перевіряють наявність нових повідомлень на роботі кожен день протягом тижня. Середнє число серед них? Вражаючий 41 раз!
Інше (і в цей раз, більш наукове) дослідження показало, що більшість людей перевіряють свої мейл приблизно кожні 15 хвилин – що в сумі становить 32 рази за 8-годинний робочий день.
Коли ви перевіряєте наявність нових повідомлень 32 рази в день, це 32 рази, коли увага відволікається від того, над чим ви повинні були б працювати. У таки умовах досить складно зберегти ясність розуму. Мейл може бути важливим завданням для підтримки роботи, але не потрібно перевіряти його 32 рази в день.
Як повернути продуктивність на правильний шлях
Записуйте
Просте ведення звіту про виконану роботу дасть кращу поняття того, над чим ви щодня працюєте. Але час – тільки одна сторона медалі. Незначні завдання також віднімають масу уваги.
Після того, як ви визначите ці незначні завдання, подумайте про те, як часто ви зосереджуєтесь на них протягом дня, ведучи формальному підрахунок один або два дня.
Запишіть їх у порядку відбирання найбільшої кількості часу і уваги. Наприклад, відповіді на мейл, відвідування зустрічей, робота з документами, складання списку справ, і т. д.
Практично кожен офісний працівник на планеті завалений мейлами і його запрошують на дуже багато зустрічей і подій. Але, як я вже раніше помічав, можливо зменшити, передати комусь іншому або навіть видалити такого типу завдання. Ви можете це зробити – і точно слід це зробити!
Я зрозумів, що найефективніший метод зменшення незначних завдання – це усвідомити, скільки часу і уваги приділяєте цим завданням, а потім у прямому сенсі зменшити їх, встановивши ліміти.
Деякі завдання в роботі забирають величезні кількості уваги, а не часу. Приміром, для того, щоб відповісти на більшість мейлів, потрібна хвилина чи дві, але, коли ви перевіряєте мейл десятки разів в день, це величезна кількість разів, коли перекидати свою увагу з чогось важливого.
Ціна за такі перемикання, які асоціюються з багатозадачністю, дуже висока. (І не в хорошому сенсі цього слова!).
Звісно, незнання того, чи є у вас нові повідомлення, привносити невпевненість, — а це впливає на вашу увагу. І ще є ці часті нагадування про нові повідомлення, які перебивають вас, коли ви намагаєтеся працювати над чимось більш продуктивним.
Для таких завдань, найкращий спосіб зменшити їх вплив на час і продуктивність – обмежити частоту зосередження на них протягом дня. Я відключаю мої нагадування про нові повідомлення, і перевіряю мейл тільки кілька разів на день: вранці, перед обідом, і в кінці дня.
Те ж стосується зустрічей.
Не приймайте кожне запрошення на зустріч, що отримуєте. Замість цього, обмежте кількість зустрічей, які відвідуєте в тиждень. Ви не тільки звільніть час для своєї справжньої роботи – але, забігаючи вперед, відіб’єте бажання колег запрошувати вас на непотрібні зустрічі.
Ваша черга
Тому, не дозволяйте, будь ласка, незначним завданням затягнути ваш рівень продуктивності в яму. Начитайте кожен робочий день, тиждень і місяць з планом. Знайте ті речі, яких ви хочете досягти – і, зменшуючи і видаляючи всі, що забирає годину – ідіть і досягайте їх!
Я обіцяю, що ви будете вражені зростанням своєї продуктивності, якщо зосередитеся на великих завданнях. Начальник і колеги подивляться на вас іншими очима. Вони будуть дивуватися, як ви можете стільки досягти у, здавалося б, такі короткі терміни. Одне я знаю напевно – ваша нова мега продуктивна робоча життя з часом принесе хороші дивіденди. Вони можуть бути у формі підвищеного задоволення від роботи, більшої зарплати або навіть підвищень.
Як кажуть…світ у ваших ніг!
