Аренда офиса начинается с подготовки. Хоть на рынке Киева и относительно небольшая вакантность (в среднем порядка 7%), это не значит что мы можем искать всё и везде. Свободных офисов, предлагаемых в аренду в Киеве больше 10,000. Нам нужно чётко понимать критерии поиска, а также бюджет на аренду. Например, аренда офиса на Подоле в Киеве стартует от 178 гривен за квадратный метр. И это один из самых востребованных микрорайонов, где офисы разлетаются как пирожки.
Шаг 1: Какой офис мы ищем и с кем?
Четко определитесь с критериями поиска офиса. Какая площадь вас интересует, сколько у вас сотрудников сейчас в компании и какой план роста. Последнее скажет вам о том запасе площади, который вы должны учитывать при подборе помещения. Район и близость к метро нужно обсудить в опросе с вашими сотрудниками. Как правило, компании стараются арендовать помещение в том же районе, что и раньше, так как сотрудники уже привыкли добираться в офис по определенному маршруту и сохранение локации снижает уровень потенциального стресса ваших коллег.
Если вы небольшая компания и ищете офис до 250 м², то вполне быстро найдете себе новое помещение. Вам подойдут офисы разного типа: коворкинги, смарт-офисы, небольшие пространства с готовым ремонтом. Если же вы средняя и крупная компания, вам следует выбирать офис заранее. К примеру, компаниям, занимающим площадь от 1000 м², следует начать поиски за 4-6 месяцев до предполагаемой даты аренды. Вам может показаться этот срок достаточно длинным, но подбор офиса и ряд просмотров может длиться месяц, от одного до двух месяцев занимают переговоры и согласования условий аренды с арендодателем и еще месяц занимает планирование переезда (рассадка, закупка мебели, оборудование кухонь и т.д.). Даже если вы берете офис с ремонтом, всё равно вам что-то понадобиться докупить и сделать «под себя».
Также стоит определиться, вы хотите искать самостоятельно или привлечь в помочь риелтора. Аренда офисов без посредников доступна не на каждой площадке-листинге. Так, например, объявления от владельцев вы можете найти на OLX или xOffice, но вряд ли найдете на сайтах агентств. А без дубликатов предложения выставляются только на сайте https://xoffice.pro. Также вы можете подписаться на «Офисный чатбот» в Телеграм, который умеет присылать офисы в аренду по предварительно заданным параметрам.
Шаг 2: Поиск и просмотры
Важно понимать, что в Киеве нет полного листинга со всеми-всеми вариантами офисов. Информация разбросана по сайтам агентств, по доскам объявлений и среди риелторов. Если вы сразу пойдете к последним, у вас есть риск получить только те варианты офисов, где риелтора получают комиссию, и лишиться объективного выбора. Стратегию «публиковать всё» развивает площадка xOffice, где можно найти офисы в аренду в Киеве в бизнес-центрах, жилых домах, квартирах и т.д. Это повышает объективный фактор и прозрачность поиска. Там же вы можете выбрать удобный день, время просмотра и согласовать его непосредственно с арендодателем.
Шаг 3: Правильный выбор офиса
Чтобы точно понимать разумно ли вы подошли к выбору офисного пространства, просчитайте юнит-экономику, а именно — сколько будет стоить рабочее место из расчета на одного сотрудника. Например, цена аренды 250 м2 вам будет обходиться $5,000 (включая сервисы, коэффициент общих площадей, НДС, уборку, коммунальные, хозяйственные расходы). Вы предполагаете, что в новом офисе будет работать 35 человек. $5000/35 чел. = $142. Для сравнения, цена в коворкингах Киева начинается от $250 за рабочее место, поэтому $142 — это приличная экономия. Если сам офис и его расположение вам подходит, то арендовать здесь пространство — разумное решение.
Шаг 4: Договорные обязательства
Арендодатель пришлёт вам договор аренды на ознакомление и может предложить подписать протокол о намерениях (он фиксирует ваши ключевые условия аренды и держит за вами помещение). В договоре обратите внимание на:
- условия изменения арендной ставки в последующие годы
- Большим арендаторам очень затратно часто переезжать, а потому право пересмотра аренды в короткий срок поможет арендодателю быстрее поднять вам стоимость аренды выше среднерыночной. И напротив, фиксация на длительный срок не позволит снизить цену аренды при сильном падении рынка.
- срок договора, условия досрочного расторжения и штрафы
- При короткосрочном договоре или праве уведомления о расторжении у арендатора риски, что его могут выгнать из офиса в интересах другой компании, риск чего высокий при малом количестве предложений на рынке. Если срок долгий, то при быстром росте или сокращении персонала арендатор не сможет быстро сменить офис.
- Также уточните по поводу косметического ремонта — некоторые арендодатели закладывают его в стоимость аренды.
- Обязательно привлекайте консультантов по недвижимости для вычитки договоров. Если вас привел риелтор, он должен помочь вашему юристу предусмотреть максимум рисков, о которых юрист без опыта в аренде офисов чаще всего не знает. Также уточните у него как именно и какие условия аренды лучше использовать для торгов с арендодателем.
Шаг 5: Спланируйте переезд
Переезд в новый офис — это маленькая жизнь. Вы должны составить список, какая мебель с вами переезжает, а какая — нет. Также составьте смету дополнительных трат (отделка, смена ковролина, новая кухня, посуда и т.д.). Назначьте ответственного за переезд человека. Напишите письмо на всех сотрудников компании с детальной инструкцией касательно переезда, раздайте пустые коробки и расскажите о правилах маркировок. Такой подход позволит компании по переезду быстро и легко расставить личные вещи сотрудников на соответствующие места в новом офисе.
